○吉川松伏消防組合文書管理規程
平成13年10月1日
訓令第1号
吉川松伏消防組合文書管理規程(平成9年訓令第7号)の全部を改正する。
目次
第1章　総則(第1条―第7条)
第2章　文書の配布及び収受(第8条―第12条)
第3章　文書の処理(第13条―第23条)
第4章　文書の施行(第24条―第26条)
第5章　文書の管理(第27条―第40条)
第6章　保存文書の利用及び廃棄(第41条―第46条)
附則
第1章　総則
(目的)
第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、吉川松伏消防組合(以下「組合」という。)における文書の管理について基本的な事項を定めることにより、文書の適正な管理を確保するとともに、文書事務の効率化及び最適化を図ることを目的とする。
(定義)
第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　文書　事務を処理するために作成し、又は取得した紙、フィルム、磁気テープ等の記録であって、職員が組織的に用いるものをいう。
(2)　課署　消防本部各課、各消防署、室及び分署をいう。
(3)　課署長　課署の長をいう。
(4)　主務課署　当該文書に係る事案を所掌する課署をいう。
(5)　主務課署長　主務課署の長をいう。
(6)　主務係長　主務課署の当該文書に係る事案を所掌する係長又はこれに相当する職にあるものをいう。
(7)　主務者　当該文書に係る事案を処理する担当者をいう。
(8)　親展文書　親展、機密等の表示のある文書をいう。
(9)　供覧　文書の内容を関係者に知らせるため、閲覧に供することをいう。
(10)　起案文書　組合に関する事務につき、その意思を決定するための原案を記載した文書をいう。
(11)　未完結文書　供覧によって完結する文書で供覧が終了しないもの、施行を要する文書で施行が終了しないもの及び施行を要しない文書で決裁が終了しないものをいう。
(12)　完結文書　供覧によって、完結する文書で供覧が終了したもの、施行を要する文書で施行が終了したもの及び施行を要しない文書で決裁が終了したものをいう。
(13)　保管　文書を主務課署の事務室内に収納しておくことをいう。
(14)　保存　文書を主務課署の事務室以外の所定の場所に収納しておくことをいう。
(15)　移換え　前年度文書をファイリング・キャビネット(以下「キャビネット」という。)の現年度扱いの引き出しから、前年度扱いの引き出しに移すことをいう。
(16)　引継ぎ　文書を保管から保存に移すことをいう。
(事案の処理及び取扱いの原則)
第3条　事案の処理は、すべて文書によるものとする。
2　文書は、事務能率の向上に役立つように正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過及び責任の所在を明確にしておかなければならない。
3　文書は、公文書の公開に伴い、正確に、やさしく、わかりやすくすることを基本として作成するとともに、市町民の利用に役立つように適切に管理しなければならない。
(文書事務主管課及び主管課長)
第4条　文書事務主管課は、総務課とし、総務課長を文書事務主管課長とする。
2　総務課長は、文書及びこれに付随する物品の受発、完結文書の保存その他文書の処理に関する事務を総括する。
3　総務課長は、各課署における文書の取扱いに関し必要な調査を行い、文書事務が適正に処理されるようその指導及び改善に努めなければならない。
(課署長の職責)
第5条　課署長は、常に当該課署における文書の適正かつ円滑な取扱いに留意し、その促進に務めなければならない。
(文書主任)
第6条　各課署に文書主任を置く。
2　文書主任は、当該課署においてこの訓令の定めるところにより、文書の取扱いに関する事務の処理に当たる。
3　文書主任は、課署長の指定する者をもってこれに充てる。
4　文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。
(1)　文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2)　起案文書(第15条第1項各号の規定に係る起案文書を除く。)の審査に関すること。
(3)　文書の整理、編さん、保管、保存及び引継ぎに関すること。
(4)　文書処理の進行管理に関すること。
(5)　文書取扱いの指導及び改善に関すること。
(6)　文書取扱い事務につき、他の課署との連絡に関すること。
(7)　その他課署内の文書取扱いに関すること。
(備付帳簿)
第7条　文書の取扱いに関する帳簿は、次のとおりとする。
(1)　総務課に備える帳簿
ア　電報収受簿(様式第1号)
イ　書留郵便物収受簿(様式第2号)
ウ　金券収受簿(様式第3号)
エ　保存文書引継台帳(様式第4号)
(2)　各課署に備える帳簿
ア　文書管理台帳(様式第5号)
イ　親展文書収受簿(様式第6号)
(3)　松伏消防署及び吉川消防署南分署に備える帳簿
ア　電報収受簿
イ　書留郵便物収受簿
ウ　金券収受簿
第2章　文書の収受及び配布
(総務課における収受及び配布)
第8条　総務課に到達した文書の収受及び配布は、次に定めるところによるものとする。
(1)　文書(次号及び第3号に規定する文書を除く。)は、原則として開封しないで主務課署に配布する。
(2)　電報にあっては電報収受簿に、書留郵便物にあっては書留郵便物収受簿にそれぞれ所要事項を記入し、主務課署に配布する。
(3)　金券又は有価証券が添えてある文書は、金券収受簿に所要事項を記入し、主務課署に配布する。
2　2以上の課署に関連する文書については、その最も関係の深い課署に配布するものとし、配布すべき課署が明確でないものについては、総務課長が配布すべき課署を定めるものとする。
3　郵便料金の未納又は不足の文書がある場合は、総務課長が適当であると認めるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領するものとする。
(課署における収受)
第9条　課署に到着した文書の収受は、次に定めるところにより文書主任が行うものとする。
(1)　文書は、開封し、余白に主務課署収受印(様式第7号)を押すものとする。ただし、親展文書にあっては、開封しないで封筒の余白に主務課署収受印を押すものとする。
(2)　刊行物、ポスターその他これに類する文書は、前項の規定にかかわらず、主務課署収受印の押印を省略することができる。
2　松伏消防署及び吉川消防署南分署に到着した電報、書留郵便物及び金券等(総務課から配布されたものを除く。)は、前項第1号の処理をした後、それぞれの収受簿に所要事項を記入するものとする。
(勤務を要しない時間に到着した文書の収受)
第10条　勤務を要しない時間(日曜日、土曜日、休日及び平日の午後5時から午前8時30分をいう。)に到着した文書の収受については、署の受付勤務者が行うものとする。
2　前項に規定する者は、収受した文書を速やかに総務課長(松伏消防署及び吉川消防署南分署にあっては文書主任)に引き継ぐものとする。
(文書の転送及び返付)
第11条　第8条第1項及び第2項の規定により配布を受けた文書の中に、主務課署の所管に属さない文書がある場合の文書の転送及び返付は、次に定めるところによるものとする。
(1)　主務課署が明確な文書(書留郵便物を除く。)は、直ちに当該課署に転送するものとする。
(2)　主務課署が明確でない文書及び書留郵便物は、直ちに総務課に返付するものとする。
(文書管理台帳への記入等)
第12条　文書主任は、文書(親展文書を除く。)の収受等をしたときは、直ちに文書管理台帳に所要事項を記入し、担当者に配布するものとする。ただし、定例若しくは軽易な文書で、あらかじめ課署長が指定したものは、文書管理台帳への記入を省略することができる。
2　文書主任は、親展文書の収受等をしたときは、直ちに親展文書収受簿に所要事項を記入し、名あて人に配布するものとする。
3　課署長は、所定の文書管理台帳によることにより文書の進行管理上支障が生じるときは、総務課長と協議して、別の文書管理台帳を定めることができる。
第3章　文書の処理
(管理者等あての親展文書の処理)
第13条　管理者又は消防長あての親展文書は、管理者又は消防長が自ら処理する場合を除き、主務課署において取り扱うものとする。
(供覧)
第14条　起案を必要とせず、単に供覧によって完結する文書は、当該文書の余白に供覧と朱書し、関係者に供覧するものとする。
2　起案に着手する前に供覧する必要のある文書は、あらかじめ関係者に供覧し、必要な指示を受けなければならない。
(起案)
第15条　起案は、起案用紙(様式第8号)を用いて行うものとする。ただし、次に掲げる起案については、当該各号に定めるものを用いて行うことができる。
(1)　定例又は軽易な起案　総務課長と協議して定める帳簿又は用紙
(2)　照会等で当該文書の余白で処理できる起案　当該文書
2　起案は、原則として1件ごとに作成するものとする。ただし、関連した事項のものについては、同一標題の下にまとめることができるものとする。
3　起案に当たっては、定例又は軽易なものを除き、文案のほか起案理由その他決裁の参考となる事項を記載し、必要な書類を添付するものとする。
4　起案に当たっての用字、用語、文体及び書式は、吉川市公文例規程(平成7年吉川町訓令第4号。以下「公文例規程」という。)を準用する。
(文書記号等)
第16条　公文例規程第2条第1号アに規定する条例及び同号イに規定する規則、同条第3号に規定する告示文書並びに同条第4号アに規定する訓令は、組合名又は消防本部名を冠し、総務課においてその種類に従い、整理番号を暦年により付するものとする。
2　公文例規程第2条第4号イに規定する通達及び同号ウに規定する指令並びに同条第6号に規定する普通文書を起案する場合は、文案に別表第1に定める文書記号及び文書管理台帳の整理番号(同一の事案に係る往復文書にあっては、同一番号)を会計年度により付するものとする。この場合において、通達及び指令にあっては、文書記号の後に、指令又は通達の文字を付するものとする。
(文書の発信者名等)
第17条　文書の発信者名は、文書の性質又は内容により、組合名、管理者名、消防本部名、消防長名、会計管理者名又は課署長名を用いるものとする。ただし、法令等に定めのあるときは、当該法令等の定めるところによる。
2　文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ当該文書に担当者の課署名、職名、氏名及び電話番号を記載するものとする。
(回議)
第18条　起案文書は、吉川松伏消防組合事務決裁規程(平成9年訓令第6号。以下「決裁規程」という。)による当該事務の決裁区分に従い、主務者から順次直属の上司を経て決裁権者又は専決権者に回議し、決裁又は専決を受けるものとする。この場合において、決裁権者及び専決権者以外の者が不在のときは、回議欄に「代決」と表示して認印し、後閲を要するものについては「後閲」と表示し、当該不在者の登庁後、直ちに、後閲を受けるものとする。
2　起案文書の内容について修正をしたときは、修正者は、修正個所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。
(合議)
第19条　主務課署長は、決裁規程の別表第1の指定合議先等欄に掲げる職にある職員(以下「指定合議者」という。)の合議を受ける場合又は起案文書の内容が他の課署の事務に関係がある場合は、当該起案文書に関係のあるは課署長(以下「合議者」という。)に合議しなければならない。この場合において、当該指定合議者又は合議者(以下「指定合議者等」という。)が不在のときは、合議欄に「後閲」と表示し、当該指定合議者等の登庁後、直ちに、後閲を受けるものとする。
2　指定合議者等は、直ちに、起案文書の確認を行い、その同意又は不同意を決定するものとし、決定に日時を要するときは、その理由を主務課署長に通知しなければならない。
3　合議を要する文書について主務課署及び指定合議者等の意見が異なる場合は、相互に協議するものとし、なお、協議が整わないときは、その意見を付しておくものとする。
4　主務課署長は、合議を経た文書についてその内容を変更し、又は廃案にしたときは、その旨を指定合議者等に通知しなければならない。
5　指定合議者の合議を受ける起案文書について、当該指定合議者が主務者の直属の上司であるときは、第1項の規定にかかわらず、当該指定合議者の合議を省略することができる。
(回議及び合議の持ち回り方法)
第20条　回議及び合議の持ち回りの方法は、次に掲げるところによるものとする。
(1)　主務課署長の回議を受けた起案文書を他の課署に合議する場合は、主務者が持ち回りするものとする。
(2)　前号の合議を受けた起案文書で管理者、副管理者、消防長、会計管理者又は次長に回議する必要があるものは、主務者が持ち回りするものとする。
(3)　決裁又は専決を得た場合は、主務者が当該起案文書を受理するものとする。
2　起案文書の内容が特に急を要するもの、秘密を要するもの又は重要若しくは異例に属するものは、前項の規定にかかわらず主務課署長その他の責任者が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。
(文書主任の文書審査)
第21条　起案文書(第15条第1項各号に規定する起案文書を除く。)は、主務係長の回議を受けた後、文書主任の審査を受けなければならない。
2　文書主任は、起案文書の審査に当たっては、公文例規程及び第15条から第17条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。
(総務課長の審査)
第22条　次に掲げるものの起案文書は、主務課署長の回議を受けた後、総務課長の審査を受けなければならない。
(1)　条例、規則、告示及び訓令
(2)　例規となる通達及び要綱
(3)　事件議決に係る議会提出議案
(4)　定例又は軽易なもの以外の契約
(5)　指令その他の文書で重要又は異例のもの
(決裁文書の処理)
第23条　主務者は、起案文書について決裁がされたときは、直ちに起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記入するとともに、次に掲げるものに係る起案文書を除き、速やかに文書管理台帳に所要事項を記入しなければならない。
(1)　条例、規則、告示及び訓令
(2)　第15条第1項各号に掲げる文書で軽易なもの
(3)　課署に発送する文書で軽易なもの
第4章　文書の施行
(浄書及び照合)
第24条　決裁を終えた起案文書で浄書の必要のあるものは、原則として主務課署において浄書及び照合を行うものとする。
(公印の押印)
第25条　起案者は、発送する文書を当該決裁文書に添えて公印の管理者に提示し、所定の箇所に公印を押さなければならない。
2　前項の規定にかかわらず、照会、回答、通知、報告及び依頼の文書にあっては、公印の押印を省略することができる。
(発送)
第26条　発送する文書は、必要に応じ封筒に入れ、又は包装し、あて先を明記し、書留、親展その他特別な取扱いを要するものについては、その旨明示するものとする。
2　起案者は、文書を発送した場合は、速やかに発送月日及び通数を文書管理台帳に記入するものとする。
3　前条第2項の規定により公印の押印を省略できる文書にあっては、ファクシミリにより発送することができる。
第5章　文書の管理
(文書の管理)
第27条　文書は、ファイリング・システムにより管理する。
(文書の保管単位)
第28条　文書の保管は、課署を単位として行う。
(ファイリング責任者及びファイリング担当者)
第29条　文書を適正に分類及び管理するため前条に規定する保管単位ごとにファイリング責任者及びファイリング担当者を置く。
2　ファイリング責任者は、課にあっては課長補佐又はこれに相当する職にある者、署及び分署にあっては副当直司令、中隊長又は副分署長、室にあっては副室長をもって充てる。ただし、課長補佐又はこれに相当する職にある者が欠ける場合は、課署長が指定する者をもって充てる。
3　ファイリング責任者は、課署長の命を受け、次に掲げる事項を行う。
(1)　文書の整理、分類、保管、引継ぎ及び保存に関すること。
(2)　文書の廃棄に関すること。
(3)　ファイル基準表(様式第9号)に関すること。
(4)　ファイリング・システムの維持管理に関すること。
(5)　ファイリング・システムによる文書の取扱いの指導、改善その他保管単位内におけるファイリング・システムの運営を管理すること。
4　ファイリング担当者は、保管単位の係ごとに係長又はこれに相当する職にある者をもって充てる。
5　ファイリング担当者は、ファイリング責任者を補佐する。
6　課署長は、第2項ただし書又は第4項ただし書の規定によりファイリング責任者又はファイリング担当者を指定した場合は、その氏名を総務課長に報告しなければならない。
(保管用具)
第30条　文書の整理、分類及び保管は、3段キャビネット及びファイリング用具を使用して行うものとする。ただし、事務室の状況により総務課長が適当と認めるときは、この限りでない。
2　キャビネットは、可能な限り保管単位ごとに一定個所に集中配列し、配列順序は左から第1号とし、段数は上から順次数える。
3　キャビネットの増減は、文書の収納状況を調査の上、総務課長が決定する。
(文書の分類)
第31条　文書を系統的かつ体系的に管理するため、保管単位ごとに、すべての文書を小分類として個別フォルダーに収納し、その個別フォルダーを第1ガイド及び第2ガイドを用いて、大分類及び中分類に区分するものとする。
(文書の保管)
第32条　職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。
2　文書は、個別フォルダーに収納し、3段キャビネットの所定の位置に保管するものとする。
3　キャビネットの引出しの使用区分は、原則として、現年度文書は上段及び中段の引出し、前年度文書は下段の引出しに収納するものとする。
4　処理が完結していない文書は、懸案フォルダーに入れて整理し、保管するものとする。ただし、懸案フォルダーに入れて整理し、保管することが適当でないものについては、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。
5　各課署に共通する文書は、総務課長が別に定める全庁共通ファイル基準表に従い、整理保管しなければならない。
6　ファイリング責任者は、第2項の規定にかかわらず、3段キャビネットに収納することが不適切な文書については、総務課長の許可を得て、その他のキャビネット、保管庫、書棚等に収納することができる。この場合において、当該文書については、所在確認カードにより当該保管場所を明確にしておかなければならない。
(保存期間等)
第33条　ファイリング責任者は、当該年度に発生した文書を随時精査し、保存する必要がある文書と保存する必要がない文書に選別しなければならない。
2　前項に規定する保存する必要がない文書は、次に掲げるものとする。
(1)　軽易な通知、回答、案内状等の文書であって、後日参照の必要のないもの
(2)　他の記録と内容が重複している文書
(3)　単に事務の経過を記録した文書
(4)　その他主務課署長が保存する必要がないと認めた文書
3　完結文書の保存区分は、次の各号に掲げる区分とし、その保存期間は当該各号に定めるとおりとする。
(1)　第1種　11年以上
(2)　第2種　10年
(3)　第3種　5年
(4)　第4種　3年
(5)　第5種　1年
4　文書の保存期間は、前項に規定する区分に従い、個別フォルダーを単位とし、別表第2に定める基準に基づき課署長が定めるものとする。ただし、前条第5項に規定する全庁共通ファイル基準表に係る個別フォルダーの保存期間については、総務課長が定めるものとする。
(文書の完結日)
第34条　文書の完結日は、次の各号の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める日とする。
(1)　帳簿類　帳簿の閉鎖の日。ただし、加除式の帳簿類から除冊された帳簿にあっては、当該帳簿から除冊した日
(2)　出納に関する証拠書類　当該出納があった日
(3)　契約文書　当該契約事項の履行が終わった日
(4)　その他の文書　当該文書の事案の処理が終わった日
(保存期間の起算日)
第35条　第33条第3項に規定する文書の保存期間の起算日は、年度によるものは完結日の属する年度の翌年度の4月1日、暦年によるものは完結日の属する年の翌年の1月1日とする。
(完結文書の区分)
第36条　完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに区分するものとする。
2　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に所属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該会計年度に区分しなければならない。
(完結文書の保管)
第37条　前条の規定により区分された完結文書のうち次に掲げるものは、主務課署において保管するものとする。ただし、直ちに保存できる完結文書については、この限りでない。
(1)　前会計年度及び前年の完結文書
(2)　現会計年度及び現年の完結文書
(ファイル基準表の作成)
第38条　課署長は、毎年、総務課長が指定する日までに前会計年度に発生し、保管すべき文書に係るファイル基準表を作成しなければならない。
(文書の引継ぎ及び保存)
第39条　課署長は、課署において保管する必要がなくなった完結文書で保存する必要のあるものについては、次に掲げる方法により、毎年、総務課長が指定する日までに引き継がなければならない。
(1)　個別フォルダー内の完結文書を精査の上、当該個別フォルダーをファイル基準表の配列順かつ保存期間別に分類し、所定の文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納するものとする。ただし、保存箱に収納することが困難なものについては、総務課長が別に指定する方法によるものとする。
(2)　ファイル基準表に保存箱の課署仮番号を記入し、保存文書引継台帳(様式第4号。以下「引継台帳」という。)を作成する。
(3)　ファイル基準表及び引継台帳を総務課長に提出し、その指示に従って、保存箱を書庫又は総務課長が指定する保存場所(以下「指定保存場所」という。)に搬入する。
2　総務課長は、前項の規定による保存文書の引継ぎを行う場合は、ファイル基準表及び引継台帳並びに保存箱に収納されている個別フォルダーを照合し、及び確認したときは、当該保存箱に整理番号を付し、保存期間別に収蔵するものとする。
3　総務課長は、前項の整理番号を引継台帳に転記の上、当該ファイル基準表及び引継台帳を主務課署長に返還するものとする。
4　主務課署長は、前項の引継台帳の整理番号をファイル基準表の保存箱番号欄に転記し、当該ファイル基準表の写し1部を総務課長に提出するものとする。
(文書の移替え)
第40条　ファイリング責任者は、文書の引継事務が完了したときは、直ちに、文書の移替えを行うものとする。
2　前項の規定にかかわらず、年度にかかわりなく常時使用する文書及び一定期間継続する事業等に係る文書で単年度又は単年で区分することが不適当なものについては、移替えを行わないものとする。
第6章　保存文書の利用及び廃棄
(保存文書及び書庫の管理)
第41条　保存文書及び書庫は、総務課長が管理するものとする。
2　総務課庶務係の職員以外の職員が書庫に立ち入る場合は、書庫利用簿(様式第10号)に所要事項を記入し、総務課長の承認を得なければならない。
3　書庫は、清潔を保ち、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
(保存文書の借用)
第42条　保存文書を借用しようとする職員は、保存文書貸出簿(様式第11号)に所要事項を記入し、総務課長の承認を受けなければならない。
2　保存文書の借用期間は、5日以内とする。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
3　保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書について、転貸、抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。
4　保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書を庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
(署の保存文書の利用等)
第43条　署及び分署の指定保存場所において保存している文書(以下この条において「保存文書」という。)を閲覧し、又は借用しようとする職員は、当該署長及び分署長の指示に従わなければならない。
2　前項に規定する保存文書は、第41条第1項の規定にかかわらず、署長及び分署長が管理するものとする。
3　前条第3項及び第4項の規定は、保存文書の閲覧又は借用の取扱いについて準用する。この場合において、同条第4項中「総務課長」とあるのは「署長及び分署長」と読み替えるものとする。
(保存文書の廃棄)
第44条　総務課長は、毎年4月末日までに、書庫において保存している保存期間が満了した文書を廃棄するものとする。この場合において、総務課長は、事前に当該廃棄すべき文書の主務課署長と協議するものとする。
2　第33条第2項に規定する文書及び1年保存する文書で保存期間が満了した文書は、主務課署長が廃棄するものとする。
3　署長及び分署長は、課長の承認を得た後、署及び分署の指定保存場所において保存している保存期間が満了した文書を廃棄するものとする。
4　保存期間を超えて完結文書を保存する必要があると主務課署長が認めるときは、保存期間延長協議書(様式第12号)を総務課長に提出して、協議するものとする。
5　主務課署長は、第1項から第3項までの規定により文書が廃棄されたときは、当該廃棄した日をファイル基準表に記入し、当該ファイル基準表の写しを1部総務課長に提出するものとする。
6　第1項から第3項までに規定する廃棄は、他に不正な利用をされない方法によるものとする。
(歴史資料の移管)
第45条　総務課長は、廃棄を予定している文書のうち、歴史資料として重要であるものと認められるものは、消防組合史編さん事務の主務課署長と協議の上、当該主務課署長に移管するものとする。
(委任)
第46条　この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、総務課長が定める。
附　則
(施行期日)
1　この訓令は、平成13年10月1日から施行する。
(経過措置)
2　改正前の吉川松伏消防組合文書管理規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして用いることができる。
附　則(平成14年消本訓令第4号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附　則(平成15年訓令第3号)
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
附　則(平成16年訓令第2号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附　則(平成19年消本訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附　則(平成19年消本訓令第2号)抄
(施行期日)
1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附　則(平成19年消本訓令第3号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附　則(平成20年消本訓令第5号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附　則(平成22年訓令第1号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附　則(平成23年訓令第1号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附　則(平成25年訓令第1号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附　則(平成31年訓令第1号)
(施行期日)
1　この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
(経過措置)
2　この訓令は、この訓令の施行の際現に存する公文書について適用する。
附　則(平成31年訓令第6号)
この訓令は、令和元年5月1日から施行する。

別表第1(第16条関係)
課署等の文書記号
課署名
記号
総務課
総
予防課
予
警防課
警
指令室
指
吉川消防署
吉署
吉川消防署南分署
南署
松伏消防署
松署
吉川市消防団
吉団
松伏町消防団
松団

別表第2(第33条関係)
第1種(11年以上保存する文書)
(1)条例、規則、その他重要な規程類の制定又は改廃に関する文書
(2)告示及び公告に関する文書で重要なもの
(3)国又は県の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち重要なもの
(4)組合の令達文書のうち重要なもの
(5)通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる文書のうち重要なもの
(6)歳入歳出予算及び決算書
(7)起債等の財務に関する文書で重要なもの
(8)議案書、議決書、会議録等の組合議会に関する文書のうち重要なもの
(9)職員の任免、賞罰その他人事に関する文書
(10)行政委員会等の委員及び付属機関の委員の任免に関する文書
(11)叙位叙勲に関する文書
(12)争訟及び行政不服審査に関する文書
(13)原簿、台帳、図画、調査研究報告書、統計書等で重要なもの
(14)公有財産の得喪、変更及びこれに関する登記関係の文書
(15)許可、認可等の行政処分に関する文書及び契約書等で重要なもの
(16)消防行政の総合的な計画その他重要な事業の計画に関する文書
(17)火災調査に関する文書
(18)前各号に掲げるもののほか、11年以上保存する必要があると認められる文書
第2種(10年保存する文書)
(1)告示及び公告に関する文書
(2)国又は県の行政機関の諸令達で将来の例証になる文書
(3)他の地方公共団体若しくは官公署又は個人若しくはその他諸団体との往復文書で将来の例証となる文書
(4)組合及び消防本部の令達文書
(5)通知、申請、届出、報告進達等で将来の例証となる文書
(6)起債等の財務に関する文書
(7)組合議会に関する文書
(8)消防行政執行上必要な統計、資料等に関する文書
(9)許可、認可等の行政処分に関する文書及び契約書
(10)監査に関する文書
(11)諮問、答申等に関する文書で重要なもの
(12)決算を終った工事の設計書、工事関係書類及び検査書類
(13)出動報告及び活動記録に関する文書
(14)前各号に掲げるもののほか、10年間保存する必要があると認められる文書
第3種(5年保存する文書)
(1)通知、申請、届出、報告、進達等の文書
(2)諮問、答申等に関する文書
(3)請願、陳情等に関する文書で重要なもの
(4)予算、決算及び出納に関する文書
(5)文書の収受及び発送に関する台帳
(6)前号に掲げるもののほか、5年間保存する必要があると認められる文書
第4種(3年保存する文書)
(1)通知、申請、届出、報告、進達等の文書で軽易なもの
(2)勤務整理簿、時間外(休日)勤務命令簿、年次有給休暇簿等
(3)予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの
(4)復命書
(5)前各号に掲げるもののほか、3年間保存する必要があると認められる文書
第5種(1年保存する文書)
(1)通知、報告、照会、回答等の文書で特に軽易なもの
(2)前号に掲げるもののほか、1年間保存する必要があると認められる文書

様式第1号(第7条、第8条、第9条関係)

電報収受簿

月　日　時　分

――――――

電報番号

差出人

受取人

主務課署

受領印

備考

月　日　時　分

第　　　　　号

　

　

　

　

　

月　日　時　分

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月　日　時　分

第　　　　　号

　

　

　

　

　

月　日　時　分

第　　　　　号

　

　

　

　

　

月　日　時　分

第　　　　　号

　

　

　

　

　

月　日　時　分

第　　　　　号

　

　

　

　

　

月　日　時　分

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月　日　時　分

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月　日　時　分

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月　日　時　分

第　　　　　号

　

　

　

　

　

月　日　時　分

第　　　　　号

　

　

　

　

　

様式第2号(第7条、第8条、第9条関係)

書留郵便物収受簿

月　　日

書留番号

差出人

配布課署名

種別

受領印

備考

月　　日

　

　

　

　

　

　

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様式第3号(第7条、第8条、第9条関係)

金券収受簿

月　　日

件名

金額

送付者

受領印

備考

月　　日

　

　

　

　

　

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様式第4号(第7条関係)

年　月　日　作成　受付No.　　

年度

課

保存文書引継台帳

責任者

作成者

　

事務局

　

　

　

係

　　年　　月　　日置き換え実施

(各課)

引継No.

保存

年限

フォル

ダー数

(保存箱)

整理番号

廃棄

年度

　

(各課)

引継No.

保存

年限

フォル

ダー数

(保存箱)

整理番号

廃棄

年度

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第5号(第7条、第12条、第23条、第26条関係)

文書管理台帳

収受又は施行年月日

整理番号

件　　　　　　　　　名

発信者名

受信者名

決裁日

施行日

発送日

通数

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様式第6号(第7条、第12条、第13条関係)

親展文書収受簿

番号

受付月日

差出人

受信人

受領印

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

様式第7号(第9条関係)

　　　　主務課収受印

　

イメージ

様式第8号(第15条関係)

起案用紙

　

　

　

件名

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　

　　　　　　　のとおり

　

してよろしいか伺います。　　　　　　　

します。　　　　　　　　　　　　　　　

決裁欄

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

合議

審査

起案者

　

課(署)　　　　　　　　係　

印　

起案

　　　　　　　　　　年　　　　月　　　　日

施行予定

　　　　　　　　　　年　　　　月　　　　日

決裁

　　　　　　　　　　年　　　　月　　　　日

施行

　　　　　　　　　　年　　　　月　　　　日

文書記号番号

第　　　　　　　　　号　

保存期間

11年以上　・10年　・5年　・3年　・1年　・随時廃棄

公印使用

要・略

施行上の取扱い

　

秘密　　親展　　至急　　例規集登載　　送付　　(普通・書留・内容証明・配達証明)　　　使送　　直接　　FAX　　その他(　　　　)

　

吉川松伏消防組合

様式第9号(第29条、第38条、第39条、第44条関係)

年度

　

ファイル基準表

年　　月　　日作成　　

　

ヒキダシNo.　―　のうちの　枚目

　

(No.　　　)

ガイド名

個別フォルダー(ファイル) 名

内容説明・取り扱い説明

所在確認・ウツシカエ　他

保存年限

(各課)

引継No.

(保存箱)

整理番号

廃棄年月日

　

第1ガイド(色)

第2ガイド(色)

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

5

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

 　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

10

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

 　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

15

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

 　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

20

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

 　

　

　

　

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責任者

作成者

　

事務局

　

　

　

　

　

ウツシカエ

　

　

オキカエ(引継)

年　　月　　日実施

　　年　　月　　日実施

　

様式第10号(第41条関係)

書庫利用簿

利用月日

鍵の利用

利用者

利用区分

書庫別

貸出時間

確認印

返却時間

確認印

課署名

氏名

・

　

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閲覧・借覧・返却

物品の搬入・搬出

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閲覧・借覧・返却

物品の搬入・搬出

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閲覧・借覧・返却

物品の搬入・搬出

・

　

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閲覧・借覧・返却

物品の搬入・搬出

・

　

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：

　

　

　

閲覧・借覧・返却

物品の搬入・搬出

・

　

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閲覧・借覧・返却

物品の搬入・搬出

・

　

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閲覧・借覧・返却

物品の搬入・搬出

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閲覧・借覧・返却

物品の搬入・搬出

・

　

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閲覧・借覧・返却

物品の搬入・搬出

・

　

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閲覧・借覧・返却

物品の搬入・搬出

様式第11号(第42条関係)

保存文書貸出簿

借用月日

所属年度

保存箱番号

借用者

課署名

借用確認印

返却予定月日

返却日

返却確認印

文書名

氏名

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様式第12号(第44条関係)

年　　月　　日　　　

　総務課長　　様

課署長　　　　　

保存文書期間延長協議書

　文書管理規程第44条第4項の規定により、次のとおり協議します。

所属年度

ファイル基準表

保存箱番号

個別フォルダー名

保存期間

理由

頁

番号

変更前

変更後